La comunicación nos interpela en todo sentido y casi todo contexto, sin embargo, es algo que nadie nos enseña. Poder compartir nuestras ideas así como asimilar las ideas ajenas es esencial para desarrollar nuestro trabajo de la forma más efectiva posible. Un rol que se basa en entender cómo debería funcionar un producto, comunicar el estado del mismo, reportar incidencias, sugerir mejoras, entre muchas otras cosas más, nos exige que vayamos puliendo nuestra comunicación.
Mencionaré algunas de las cosas que me sirven para ser más efectivo en mi trabajo, pero considero que son beneficiosas para todos los roles.
Repetir lo que nos explican#
Cualquiera que sea el puesto que ocupemos dentro de un proyecto, nuestro desempeño se verá altamente influenciado por lo que el resto del equipo pueda aportarnos, desde conocimiento propio del producto hasta información relevante que nos ayudará en nuestras tareas, lo cual significa, muchas horas de escuchar y escuchar explicaciones.
Si son cómo yo y consumen muchos videos de Youtube o cualquier otra red, se habrán dado cuenta que pueden ver videos de horas y horas sobre temas interesantísimos y luego no haber aprendido nada…O remontémonos al colegio, cuando pensábamos que habíamos entendido todo y después nos sorprendíamos cuando las cosas no salían como esperábamos.
Repetir lo que nos explican es la forma no solo de demostrar que estamos prestando suma atención a lo que nos están contando, sino que también de practicar la escucha activa. Cuando digo “repetir” no me refiero a ser un loro que memoriza y repite, es un poco más complejo que eso, la idea es poder “traducir” lo que nos cuentan, no siempre vamos a entender todo lo que nos están diciendo, pero es importante ser capaces de quedarnos con lo más importante incluso cuando no estamos seguros de todos los pasos o tecnicismos que puedan involucrarse en la explicación.
Por ejemplo, supongamos que una persona nos está explicando el flujo de un sistema el cual desconocemos por completo, cuando creamos conveniente haremos una pausa y le comunicaremos a la otra persona algo como “¿Te molestaría que te repita lo que entendí de tu explicación para ver si estoy entendiendo correctamente?” De esta forma la otra persona puede corregir aspectos los cuales vos hayas asumido o malinterpretado, ayudando a ambos a estar en la misma página.
Explicar las cosas sin asumir que el otro entiende de lo que hablamos#
Son demasiadas las veces que observo o soy partícipe de una conversación en dónde alguien asume inconscientemente que la otra persona es como él. Asumir cosas es normal, es humano hacer asunciones para simplificar una conversación pero es un arma de doble filo.
A modo de analogía, para que dos personas puedan comunicarse deben hablar el mismo idioma, entonces, no vale la pena explicar algo de la forma más correcta o técnica posible si hay pérdida de entendimiento de por medio debido a que la otra persona no habla este “idioma”.
¿Cómo saber si la otra persona me va a entender? No es muy difícil, la idea es que la otra persona no sienta vergüenza de no saber algo, comunicarle a la misma que por favor te frene si no conoce algún término de todo lo que estás diciendo, y no solo eso, podes hacer preguntas para saber qué tanto conocimiento tiene la otra persona sobre el tema que estás por abordar, ¿Qué tanto conoces de X? ¿Escuchaste hablar alguna vez de Y? ¿Te tocó trabajar con Z alguna vez?
No queremos hacer de nuestra comunicación un monólogo, hacer pausas y preguntas para corroborar que la otra parte esté en sintonía es vital, imaginemos que la otra persona tiene que recorrer un camino que lo lleve desde “no entiendo lo que me queres decir” a “entiendo claramente lo que me querés comunicar”, en este camino hay muchas piedras y pozos que dificultan todo, y por eso, no hay limitación impuesta que nos impida hacernos entender, ¿A qué voy con esto?
Haz cualquier cosa que pueda ayudar a la otra persona a entenderte, personalmente suelo hacer uso de analogías en ocasiones así como también utilizo alguna que otra herramienta para dibujar como Paint lo que me permite diagramar mis ideas o pensamientos y aclarar tópicos que son difíciles de “dibujar en el aire”, más aún cuando la comunicación es mediante una llamada.
Por último diría que expliques las cosas cómo te hubiese gustado que te las expliquen a vos, no me refiero a “de la misma manera” pero por ahí hay algo que a vos no te quedaba claro la primera vez que oíste de cierto tema y puede que la otra persona pase por lo mismo, es común olvidar, pero no olvidemos que una vez estuvimos en el mismo lugar que el otro y tuvimos que aprenderlo de una forma u otra.
El contexto lo es todo#
¿Es el momento de tener esta conversación? Si la respuesta es sí, adelante, pero no hay que olvidarse nunca con quién estamos hablando, cada persona tiene distintos intereses, no le va a interesar lo mismo a tu compañero Tester, al líder del proyecto, o al jefe del equipo del cliente, cada persona quiere escuchar una parte de la historia y es nuestra tarea es en parte identificar los elementos de interés para cada una de ellas, es decir, puede que al jefe del equipo del cliente no le interese saber en detalle por qué apareció ese bug que rompió el sistema, sino más bien cuánto tiempo se va a necesitar para resolverlo. Usando el mismo ejemplo, al desarrollador sí le interesará conocer más en detalle el reporte del bug y cómo reproducirlo.
Así como el contexto es importante para ver que parte de la historia contamos y cuál no, nuestro segundo peor enemigo es “irse por las ramas”, si estamos hablando de la parte X de nuestro discurso intentemos no irnos por las ramas a la parte Y, entendamos que a la otra persona no puede interesarle, sí tenemos miedo de omitir información que para nosotros es importante, podemos preguntarlo… “¿Te interesaría que veamos X parte del tema?” o “¿Qué parte del tema te interesa realmente?”
De la misma forma, cuando otra persona nos está hablando de algo que nos interesa y se está yendo por las ramas, hay que tener el tacto y la consciencia de avisarlo para poder retomar el punto central de la conversación, no vale la pena llenar tu mente de información irrelevante de Y, Z cuando vos venías buscando saber más de X.
Si bien la otra persona puede tener distintos intereses a los nuestros no por esto debemos dejar de explicar nuestro trabajo. Volviendo a la situación anterior, imaginemos que estamos reportando al jefe del cliente y entendemos que este solo quiere saber cuánto tiempo tardará el resolverse la incidencia, no por eso vamos a evitar contarle los esfuerzos que estamos haciendo para que esto no vuelva a suceder o el gran trabajo que se hizo para encontrar el problema y traerlo a la mesa. Personalmente creo que no hay cosa que genere más confianza que hablar con una persona que está dispuesta a explicarte un tema teniendo en cuenta tus necesidades y preocupaciones.
Ponele voluntad#
Todos pasamos por situaciones en las que tenemos muchas dudas sobre temas y queremos mandar un mensaje con 999 preguntas para clarificar nuestras dudas. No lo hagas, no de esta forma.
Son incontables las veces que he preguntado más de una cosa a la vez y recibí parte de la respuesta, pero también hay que ser autocríticos y preguntar lo esencial, no queremos abrumar a todo el mundo, de ser posible quizás la mejor solución sea una breve llamada, la cual podes grabar y repasar cuantas veces quieras.
No me malinterpretes, sacarse las dudas es clave y hacer preguntas es imprescindible, pero para llegar a conseguir las respuestas que queremos tenemos que ponerle voluntad, nada peor que recibir preguntas que demuestran que no se hizo una mínima investigación previa o pensamiento crítico.
Si hay algo de lo que no sabemos seamos capaces de reconocerlo y hacer un mínimo de investigación previo antes de ir a consultarlo todo a un compañero, esto no sólo te ayudará a tener un pantallazo sobre cierto tema o cuestión, si no que también le hará ver a la otra persona que valoras su tiempo y estuviste buscando algo antes de ir a golpearle la puerta.
Como mencioné previamente, el contexto lo es todo, no te digo que hagas esto siempre, hay ocasiones que ameritan preguntar lo googleable y está perfecto, esto va más de la mano con la percepción que queremos que el resto tenga de nosotros a la hora de recibir un mensaje. Queremos que digan “¿Otra vez este/a?” O queremos que estén dispuestos a responder nuestras dudas sabiendo que estamos haciendo las preguntas correctas y demostrando interés genuino.
Para concluir#
Espero haberme expresado de forma clara, de lo contrario este artículo perdería cualquier tipo de validez.
Dejando el chiste de lado, estos no son mandamientos ni “mejores prácticas”, se basan puramente en mi experiencia personal y pueden estar sesgados por mi forma de percibir las relaciones, de todas formas espero que hayas aprendido algo nuevo o validado tu conocimiento.
Abrazo grande, Nacho.
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